Analisa Jabatan dan Analisa Beban Kerja (Job Analysis dan Workload Analysis)

Bale
Analisa Jabatan dan Analisa Beban Kerja  (Job Analysis dan Workload Analysis)

Analisa Jabatan dan Analisa Beban Kerja (Job Analysis dan Workload Analysis)

09 Oktober 2019

Permasalahan yang seringkali muncul pada organisasi yang besar adalah bentuk organisasi yang cenderung lebar dengan jumlah pegawai yang sangat besar. Hal ini berimplikasi pada peran dan kinerja individu yang kurang maksimal dan pengeluaran organisasi untuk kebutuhan pegawai menjadi besar. Sebagai langkah awal untuk mengoptimalkan kinerja individu dan organisasi, Analisis Jabatan (Anjab) dan Analisis Beban Kerja (ABK) merupakan suatu hal yang harus dilakukan oleh setiap organisasi.

Berdasar analisis data organisasi dibandingkan dengan organisasi sejenis lainnya, Anjab dan ABK menjadi hal mendesak untuk segera dilakukan

Dengan adanya Analisis Jabatan dan Analisis Beban Kerja tentu akan diketahui kebutuhan, kualifikasi dan kompetensi masing-masing pegawai apakah sudah sesuai, atau belum, baik dari segi jumlah maupun kompetensinya.

Apakah hanya bagian HR saja yang terlibat dalam penyusunan analisa jabatan dan analisa beban kerja ? Tentu tidak. Bagian lain juga harus dilibatkan. Mengapa ? Karena yang mengetahui secara detail dan akurat aktivitas apa saja yang harus dikerjakan oleh suatu jabatan tertentu adalah para pemilik jabatan dan atasan masing-masing, Jadi jika mereka tidak terlibat, maka HR tidak akan memperoleh data yang akurat

Analisis beban kerja adalah teknik yang digunakan untuk menentukan berapa banyak jumlah dan juga jenis pekerjaan pada unit organisasi. Analisis ini dilakukan secara sistematis dengan menggunakan teknik analisis jabatan seperti memperhatikan atau teknik manajemen.

Metode dari analisis beban kerja dibagi menjadi tiga bagian yaitu metode daftar pertanyaan, wawancara, dan pengamatan langsung.

Metode daftar pertanyaan adalah metode yang digunakan dengan cara menyusun daftar pertanyaan terbuka yang berisikan uraian tugas yang berasal dari setiap pegawai/pemegang jabatanyang dilihat sesuai dengan hasil analisis jabatan. Uraian dari tugas-tugas ini masih bisa disesuaikan dengan tugas-tugas lain yang berdatangan.

Hal ini terjadi karena adanya perubahan dari peraturan undang-undang yang berlaku, tentang apa yang disampaikan kepada satuan kerja atau unit yang menjadi sasaran.

Metode yang kedua adalah metode wawancara, metode ini adalah metode yang digunakan untuk mewawancarai setiap pegawai atau pemegang jabatan yang memiliki tugas pokok dan fungsi tertentu yang dikerjakan oleh setiap individu.

Metode yang terakhir adalah metode pengamatan langsung yaitu metode untuk mengamati secara langsung apa pekerjaan yang dipegang oleh seorang pemegang jabatan. Lalu bagaimana cara menghitung beban kerja?

Caranya adalah dengan mengolah data laporan beban kerja yang dilakukan oleh unit pelaksanaan. Setelah itu, data laporan beban kerja yang berasal dari satuan organisasi menghitung isi kerja dengan cara sebagai berikut : isi kerja = beban kerja x waktu. Lalu setelah semua jenis produk dikalkulasikan, tentukan jumlah dari isi kerja jabatan dan unit melalui cara satuan orang per jam (QJ).

Setiap unit kerja dapat bersama-sama untuk melaksanakan Anjab dan ABK sebagai langkah pertama untuk memperoleh informasi jabatan dan pengoptimalan kinerja individu maupun organisasi. Kebaikan yang didapatkan dari proses bisnis yang dilakukan hanya dapat tercapai apabila ada kerjasama dan komitmen dari setiap unit kerja dan setiap insan yang ada di perusahaan.